Jeżeli chcesz skonfigurować salkę do wideokonferencji w swojej firmie lub doradzić swojemu klientowi, który szuka wsparcia w tym zakresie – ten artykuł jest dla Ciebie.
Kilka aspektów jest wspólna dla większości (jeżeli nie wszystkich), chcących stworzyć profesjonalną przestrzeń dla wideokonferencji, niezależnie od wielkości pomieszczenia i osób korzystających:
- chcę zmieścić się w określonym budżecie (bo jak wydam miliony monet to zwolni mnie szef lub klient pójdzie do konkurencji),
- chcę zapewnić satysfakcję klientom (zarówno zewnętrznym jak i wewnętrznym, których widuję częściej i intensywność zgłaszania problemów i zażaleń jest większa),
- chcę stworzyć optymalne i przyjazne użytkownikom stosowanie dla wszystkich (nawet tych, na których widok komputery same się wyłączają),
- chcę zapewnić wszystkim uczestnikom wideokonferencji poczucie naturalności rozmowy, bez potrzeby wytężania uszu czy oczu.
Uczestnicy – zarówno Ci na miejscu jak i po drugiej stronie ekranu. Dowiedz się czy miejsce pracy ma być bardziej pokojem narad czy salką przeznaczoną typowo do telekonferencji. To pozwoli podjąć pierwszą decyzję czy głos ma dochodzić ze środka pomieszczenia czyli z telefonu głośnomówiącego, czy jednak ma powodować, że uczestnicy będą zwracać swój wzrok i skupienie w kierunku kamery. W takim wypadku dźwięk musi pochodzić ze ściany kamery. Jeżeli zdecydujesz się na to rozwiązanie rozważ umiejscowienie kamery i układ telewizora bo to one będą miały wpływ na widok udostępnianej treści i widok dla dalej siedzących uczestników. Kamer musi dawać jak najbardziej naturalny kąt widzenia dla widzów po drugiej stronie, a ekran pod takim kątem, żeby uczestnicy w Sali mieli dobrą widoczność ale i mieścili się w kadrze kamery. Poznaj ograniczenia technologii i przeszkol użytkowników w zakresie planowanego wyniku. Jeśli te dwa elementy nie są dopasowane, zazwyczaj rezultatem są niezadowoleni klienci.
Treści – każdy lubi mieć wybór więc projektując salkę nie ograniczaj jej funkcji lecz spróbuj wydobywać jej potencjał. To nie musi być tylko pokój narad, nie musi być również tylko salką konferencyjną - oczywiście może być i tym i tym ale planuj tak żeby to pomieszczenie miało więcej zastosowań. Może to być salka szkoleniowa dla szkoleń wewnętrznych ale również takich online prowadzonych dla jednostek firmy na całym świecie. Nie ważne czy będziesz tam robić naradę, podczas której ekran będzie służył jako tablica, czy wideokonferencję, szkolenie czy oglądał film – zadbaj o to żeby każdy kto wejdzie do salki, niezależnie od jego zamiaru poradził sobie bez wzywaniu działu IT.
Ważna jest również integracja salki z kalendarzem i aplikacjami służącymi do logowania gości czy tablicami ściennymi znajdującymi się w ogólnodostępnych miejscach. Dzięki temu rezerwacja zasobu pomaga również użytkownikom zarządzać dostępem do tych pomieszczeń. Skontaktuj się ze swoim zespołem, aby dowiedzieć się, jakie mają oczekiwania dotyczące zarządzania harmonogramem i widoczności dostępu do pokoju.
Zaplanuj pomieszczenie, które będzie elastyczne pod kątem swoich zastosowań i będzie funkcjonalne nie dla każdego użytkownika, a nie tylko takiego z zaawansowaną wiedzą techniczną. Już na etapie planowania zastanów się nad sposobem udostępniania treści (przewodowo czy bezprzewodowo), czy potrzebujesz VGA czy HDMI będzie wystarczające. Czy dongle mają być widoczne i wprawiać użytkowników w osłupienie? Gdzie i przez kogo mają być poprowadzone kable? Spójrz na to wszystko nie tylko z perspektywy budżetu, ale przede wszystkim z perspektywy użytkowników.
Jeden pokój, a może dwa? Być może budżet Twój czy Twojego klienta zakłada wykonanie jednej salki, ale potencjał firmy jest większy. W takich przypadkach planuj na większą skalę. Zaplanuj absolutne minimum technologiczne dla wszystkich pomieszczeń (tych planowanych do realizacji teraz i w przyszłości) jako spójną bazę. Opracuj zintegrowany plan wideokonferencji niezależnie od końcowego przeznaczenia salek. Jeśli podczas procesu planowania będziesz mieć na uwadze wszystkie pomieszczenia, pomoże to ukształtować Twoje wybory technologiczne tak, aby Twój partner i wybrane rozwiązanie spełniały potrzeby każdego wybranego pomieszczenia.
Jakość i zaufanie – dostawcy sprzętów muszą być dla Ciebie i Twojego planu solidnymi partnerami. Oprócz sprzętu dostarczą dokumentację, szkolenie i pomogą przy wdrażaniu – to oni będą wsparciem przy wyborze i pomogą rozwiać wszelkie wątpliwości dlatego muszą nie tylko oferować technologię ale również znać ją od podszewki.
Pamiętaj, żeby zrobić próbę – a nawet kilka. Przetestuj z grupą różne układy kamery, monitora, krzeseł i innych mobilnych elementów w Twojej sali. W testy zaangażuj przyszłych użytkowników, poznaj ich opinie i wskazówki na etapie projektowym kiedy masz szansę jeszcze coś zmienić.