Liczymy zwrot z inwestycji (ROI) w obszarze Unified Communications. Jak?

Ujednolicona komunikacja (UC) zapewniła niezbędne wsparcie dla firm podczas pandemii w 2020 roku. Dzięki UC pracownicy mogli łączyć się, komunikować i współpracować, gdy fizyczne przestrzenie robocze zostały uznane za niedostępne. I chociaż długookresowy wpływ pandemii jest nadal oceniany, jedno jest już jasne: bez kluczowych funkcji UC, takich jak rozmowy telefoniczne, konferencje i czat na żywo umożliwiający komunikację firmom, skutki ekonomiczne byłyby znacznie poważniejsze.

Jeśli Twoja organizacja zaczęła korzystanie z UC w chmurze przed pandemią, prawdopodobnie odczuwasz niewielką zmianę po wprowadzeniu blokad. Jeśli tego nie zrobiłeś, nie jesteś sam. Według badań ponad, 30% menedżerów IT ma nadzieję na rozszerzenie UC w ciągu najbliższych trzech lat. Jednak napotykają na wspólną przeszkodę – spora część z nich uważa, że koszty opóźniają wprowadzenie nowego systemu. Może to być zaskoczeniem dla specjalistów z branży, którzy wiedzą, że rozwiązania UC oszczędzają pieniądze zamiast zwiększać koszty. Wymagane jest więc wyjaśnienie zwrotu inwestycji w UC. Ale do rzeczy, co trzeba zrobić by oszczędzić a raczej co zrobić by zyskać.

Jak Unified Communications może zaoszczędzić pieniądze mojej organizacji?

Głównym efektem ujednoliconej komunikacji jest wzrost finansowy wynikający ze zmniejszenia liczby podróży, niższego kosztu utrzymania infrastruktury, kosztów połączeń VoIP u operatora oraz przejścia na model wydatków w systemie OPEX – czyli miesiąc do miesiąca lub wy cyklach rocznych.

UC obejmuje praktycznie każdą platformę używaną do komunikacji z członkami zespołu w pracy. Są to rozmowy, wideokonferencje, komunikatory, SMS-y i platformy współpracy dla projektów grupowych. Połączenie tych narzędzi w jedno wyspecjalizowane rozwiązanie nie tylko zmniejsza kłopoty związane z zarządzaniem wieloma narzędziami, ale także przynosi korzyści finansowe, ponieważ dostawcy zazwyczaj łączą usługi w jeden miesięczny plan z niższym abonamentem niż zakup pojedynczych narzędzi. Dokonanie zmiany pomaga również w planowaniu finansowym i budżetowaniu. Większość dostawców oferuje roczne lub miesięczne subskrypcje, dzięki czemu można zminimalizować wydatki kapitałowe i wybrać znacznie bardziej ekonomiczny model OPEX. W rezultacie będziesz w stanie dokładniej przewidywać przepływy pieniężne, zarządzać budżetami i dokonywać przemyślanych wyborów, jeśli chodzi o inwestycje.

Korzyści finansowe można również osiągnąć dzięki przejściu na połączenia VoIP, metodę połączeń cyfrowych wykorzystywaną w większości systemów UC. Minuty VoIP kosztują znacznie mniej niż tradycyjne plany ISDN lub POTS, podczas gdy połączenia wewnętrzne – wewnątrz centrali (nawet między zdalnymi lokalizacjami) oraz w ramach jednego operatora VoIP są bezpłatne. Nie będziesz już płacić za dzwonienie do międzynarodowych biur lub pracowników pracujących zdalnie. Dodaj wszystkie te wewnętrzne minuty, a na pewno pojawi się duża oszczędność w Twoim biznesie.

UC ułatwia pracę zdalną, ale jakie są tego skutki finansowe?

Ujednolicona komunikacja ułatwia pracę zdalną, usuwając bariery, które w przeciwnym razie wynikałyby z geograficznego oddzielenia pracowników. W ciągu ostatnich kilku miesięcy dużo się mówiło o UC umożliwiającym „koniec biura”, ale mniej dyskutowano o korzyściach finansowych, jakie może to przynieść firmom i ich pracownikom.

Jeśli praca zdalna nadal zyskuje na popularności, a pracownicy mają narzędzia, które umożliwiają im utrzymanie (lub nawet przekroczenie) poziomów wydajności sprzed COVID, populacja biur (praca w siedzibie firmy) może znacznie spaść. W świetle tego przedsiębiorstwa mogłyby zmniejszyć liczbę miejsc pracy, oszczędzając przy tym czynsz, rachunki, ubezpieczenie i ogólne koszty biurowe. Inne korzyści wynikające z oszczędności kosztów pracy zdalnej obejmują:

Mniejsza absencja: Udowodniono, że praca zdalna zmniejsza absencję nawet o 41%

Większa pula talentów: zatrudniając pracowników zdalnych, uwalniasz się od ograniczeń geograficznych. Znajdź wysoko wydajne, niedrogie i wysoce produktywne talenty w dowolnym miejscu.

Eliminacja złej kultury spotkań: tkwisz w spotkaniach przez cały dzień bez konkretnego celu? Zdalne rozwiązania UC mogą pomóc, zapewniając natychmiastową dostępność i umożliwiając pracę asynchroniczną.

Poprawa bezpieczeństwa komunikacji poprzez analizę ruchu oraz możliwości stosunkowo prostego backupowania.

W jaki sposób ujednolicona komunikacja zwiększa produktywność?

Jeśli zespoły lepiej się komunikują i współpracują, pracownicy będą prawdopodobnie bardziej zaangażowani, a spotkania będą miały lepsze wyniki. To narzędzia UC to wszystko umożliwiają.

Wybierając system komunikacyjny, taki jak 3CX, skorzystasz z wideokonferencji w jakości HD opartej na przeglądarce, które można zsynchronizować z aplikacjami biznesowymi, takimi jak Office 365, aby zapewnić płynne, wirtualne spotkania i zarządzanie kalendarzem. Bez kodów dostępu, pinezek ani danych logowania, skrócisz czas organizacji i będziesz mógł szybko zabrać się do pracy, maksymalizując liczbę rozmów. Platformy UC eliminują również zgadywanie i czas na sprawdzenie czy współpracownik jest dostępny. Zamiast numeru telefonu, osoby są dodawane do firmowej książki telefonicznej według nazwiska, numeru wewnętrznego i roli. Użytkownicy muszą tylko zalogować się do swojego klienta sieci Web, aby sprawdzić, czy ktoś jest przy ich komputerze lub wysłać szybką wiadomość.

Im bardziej usprawniona i prostsza jest twoja wewnętrzna i zewnętrzna komunikacja, tym łatwiejsze będzie twoje życie i tym bardziej będziesz produktywny. Jeśli chcesz obliczyć wymierny zwrot z inwestycji w zyski z produktywności, spróbuj obliczyć, ile minut zaoszczędzisz, usprawniając powyższe procesy, ile to oznacza w godzinach pracy które uwalniasz w Firmie, a co za tym idzie, ile to będzie kosztować. Oszczędność czasu to mierzalny parametr dla analizy wdrożenia.