Jakie korzyści mogą dać Twojej firmie zapowiedzi głosowe?
Chcesz, żeby Twoi klienci od razu połączyli się z odpowiednią osobą lub właściwym działem? Zamiast nudnego, standardowego oczekiwania na połączenie wolisz ich profesjonalnie przywitać już na etapie pierwszego kontaktu? Jeśli tak - wybierz zapowiedzi głosowe.
Jak to działa?
Najlepiej zobrazować to na schemacie:
Typowa konfiguracja to powitanie, lista opcji wyboru, przekierowanie klienta na podstawie dokonanego wyboru. Menu można rozbudować o inne poziomy np. odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania lub informację o godzinach funkcjonowania firmy.
Oszczędzisz czas
Po pierwsze - dzwoniący od razu wie, że wybrał właściwy numer dzięki powitaniu zawierającym nazwę Twojej firmy. Pomyśl ile czasu marnuje się odpowiadając na ,,Halooo? Czy to firma XYZ? Jeśli to pomyłka, dodaj jeszcze czas na sprostowanie. To tylko kilkanaście sekund…? Więcej – pomnóżmy to przez dziesiątki albo setki połączeń dziennie.
Po drugie - drzewko IVR sprawia, że osoba dzwoniąca może już na wstępie określić temat rozmowy oraz od razu skontaktować się z odpowiednim pracownikiem lub działem w firmie. Właściwie zrobione i jasne drzewko IVR pokaże, że szanujesz czas klientów i pracowników, ponieważ nie tracisz czasu na wewnętrzne przekierowania.
Zrobisz dobre wrażenie
Jeśli jednak przekierowanie rozmowy jest konieczne opcja Music on hold sprawi, że oczekiwanie na przekierowanie połączenia stanie się mniej nużące. Możesz sobie pozwolić na mniej formalną komunikację w firmie? Wybierz na czekanie znany motyw kojarzący się z branżą lub marką np. T-Mobile postawiło na wersję instrumentalną kultowego już ,,Gdzie jest groszek”.
Koszt zapowiedź nagranej przez znaną osobę jest za wysoki? Pamiętaj, że nie musi nagrać całości. Wystarczy główny panel, a nagranie poszczególnych gałęzi drzewka IVR możesz zlecić innemu lektorowi. To trochę jak z recepcją - lepiej jeśli na wejściu klienta przywita miła i uśmiechnięta osoba niż ktoś zgorzkniały i opryskliwy. Dobre wrażenie na start to podstawa, a kolejne poziomy nie mają aż tak dużego znaczenia.
Dodatkowo - informacja w jakich dniach i godzinach można się kontaktować z firmą sprawi, że klient w dni wolne od pracy albo święta od razu dowie się, kiedy może się skontaktować. Warto podać także adres strony internetowej firmy
Ważne, żeby nie przesadzić
Panel automatycznego wybierania (IVR) jest niesamowitym wynalazkiem i bardzo usprawnia komunikację. Pod warunkiem, że nie ma więcej niż 3-4 poziomy. Jeśli posiada więcej, furia wzrasta proporcjonalnie do ilości naciśniętych przycisków. Apogeum pojawia się w momencie przypadkowego rozłączenia się np. przez odblokowaną w celu wybierania cyferek klawiaturę w smartfonie) i konieczność rozpoczynania jeszcze raz. Lepiej dokładnie rozplanować poszczególne możliwości i zawęzić ich grono do minimum.
ZOBACZ -> 5 RZECZY KTÓRE DRAŻNIĄ JESZCZE PRZED ROZPOCZĘCIEM ROZMOWY TELEFONICZNEJ
Chcesz, aby Twoja firma miała profesjonalną zapowiedź głosową? Zgłoś się do nas! Pomożemy zarówno w stworzeniu tekstu, zorganizowaniu lektora, jak i w realizacji i wgraniu zapowiedzi na centralę. Nasi lektorzy nagrywają zapowiedzi w j.polskim, angielskim, niemieckim i włoskim.
Zainteresowany? Zajrzyj na: ZAPOWIEDŹ GŁOSOWA ORAZ IVR DLA TWOJEJ FIRMY
